Importación y exportación de datos en Zoho CRM | Ticservei

Importación y exportación de datos en Zoho CRM

¿Has empezado a usar Zoho CRM y quieres importar tus bases de datos? Zoho ya ha pensado en todo esto antes, realiza la importación o exporta tus datos de manera sencilla…

Importación de datos en Zoho CRM

Si estás pensando en cambiarte de CRM, Zoho te permite importar datos desde fuentes de información externas como otro CRM o un Excel.

Entra en el módulo que necesites y haz clic en importar. Zoho te permite importar hasta 5.000 registros desde un archivo .xls, .xlsx, .vcf, o .csv. Si la importación a Zoho es de más de 5.000 registros de forma simultánea, utilice un archivo .csv.

Cuando quieras realizar una importación, escoge la primera opción: Importar mi (módulo que desee) cuando quieras que los registros se asignen de manera automática a la persona que realiza la importación.

Escoja la segunda opción: importar mi organización (módulos) para importar los registros y asignar propiedad a los diferentes usuarios de la organización o a ti mismo. En este caso, el archivo que importas tiene que tener una columna con el correo electrónico de los usuarios de la organización a los que se les va a asignar cada registro.

¿Qué pasa si tengo algún registro duplicado?

Cuando realizas una importación a Zoho CRM, puedes omitir los registros duplicados, clonarlos o sobrescribirlos.

Consejos para la importación de una base de datos a Zoho CRM

Si vas a realizar una importación de una base de datos a Zoho CRM, asegúrate de que cada registro de tu base de datos tenga valores en todos los campos obligatorios que comentaremos a continuación. De lo contrario, esos registros serán omitidos y tendrás que comprobar uno a uno que registros se han importado de forma correcta y cuáles no.

Antes de realizar una importación, lee las siguientes indicaciones, aparte de los nombres de cada módulo, es decir, nombre del posible cliente, nombre del proyecto, de la acción, de la cuenta o el contacto, es importante que contengan lo siguiente:

  • Para la importación de una base de datos a posibles clientes se realice de forma correcta, tiene que tener al menos dos columnas obligatorias (Apellidos y empresa).
  • Si la importación a Zoho CRM es en el módulo de proyectos, la base de datos tiene que contener mínimo cuatro columnas, con información relativa al nombre del proyecto, fecha de cierre, fase en la que se encuentra el proyecto y nombre de la cuenta.
  • En el módulo acción, la importación debe contener una columna de asunto, otra de estado y otra con el origen de la acción.
  • Para las cuentas, solo es obligatorio importar una columna, que contenga el nombre de la cuenta.
  • En el módulo de contactos, la base de datos tiene que tener una columna obligatoria de apellidos.

Una vez realizada la importación de los datos, se puede modificar la información individual de cada registro en cualquier momento, añadir información o eliminar.

Exportación de datos desde Zoho CRM

Zoho CRM permite exportar datos a partir de los diferentes módulos.

Sólo pueden realizarlo aquellos usuarios de Zoho que tengan permiso de exportación.

Para realizar la exportación hay que seguir estos sencillos pasos:

  • Configuración -> Administración de datos-> Exportar
  • Selecciona el módulo del desplegable desde el que quieres realizar la exportación
  • Clic en exportar

No se puede realizar la exportación de registros seleccionados de manera aislada, sin embargo, se pueden crear informes con los criterios que quieras seleccionar, y exportar el informe creado.

Copia de seguridad de datos para exportar datos de Zoho CRM

Se pueden obtener dos copias de seguridad de datos mensuales de forma gratuita. Para pedir una copia de seguridad de datos, el usuario debe ser administrador.

La copia de seguridad tardará alrededor de una hora y posteriormente se enviará un correo electrónico con un enlace para descargar los datos. Es conveniente descargarlo antes de que pasen 48 horas desde que se recibió el correo.

Los datos se descargarán en un archivo comprimido (*. Zip).

Para realizar una copia de seguridad sigue los siguientes pasos:

  • Configuración -> Administración de datos-> Exportar
  • Haz clic en la opción de la derecha: “Copia de seguridad”
  • Elije la fecha y las repeticiones (Posteriormente podrás cancelar la programación de copia de seguridad en cualquier momento, haciendo clic en detener siguiente copia de seguridad)
  • Haz clic en enviar

 

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