Una de las tareas más importantes para empezar a trabajar con un nuevo CRM puede ser la importación de nuestra base de datos. Muchas veces, ésta tarea requiere demasiadas horas de configuración, mapeo de campos, cambios de formato... Un auténtico rompecabezas que puede hacernos desesperar antes del primer día de trabajo.
Zoho CRM nos permite realizar una carga a través de su apartado "Importación" adjuntando directamente los archivos que nuestro anterior CRM nos facilita en su exportación.
Además, al ser un proceso que requiere distintos pasos, podemos abandonar la configuración en cualquier momento y retomarla posteriormente.
Supongamos que queremos realizar una importación de datos desde Microsoft Dynamics 365 y salimos del apartado Importación en algún momento porque nos llaman por teléfono, un compañero nos hace una consulta o nuestro "momento del café" llega y no acepta excusas.
En el momento en que volvamos al apartado Configuración - Importar nuestro CRM nos recibirá con un enlace para seguir en el punto dónde lo dejamos.
¿Y si no necesitamos realizar una migración completa? ¿O empezamos de cero con nuestro CRM y sólo queremos añadir nuestra base de datos de clientes y empezar a trabajar? ¿Dónde está esa opción? y sobretodo, ¿Cómo debo ordenar mis datos para subirlos a Zoho CRM?
Debemos situarnos en el módulo o apartado al que queramos subir los datos. En nuestro ejemplo, el módulo elegido es el de contactos.
En la parte superior derecha del módulo que queramos actualizar, accedemos al botón "Importar - Importar contactos"
Es entonces cuando podemos descargar un archivo de muestra .xls para importar correctamente nuestros datos al módulo seleccionado. Dónde cada columna corresponderá a uno de los campos y cada fila a un registro / contacto.
A tener en cuenta: Si uno de nuestros registros (filas del archivo) no tiene información en un campo marcado cómo obligatorio en el CRM, el sistema no creará ese registro. Pero no debe cundir el pánico, podremos descargar un informe relacionado con la importación, que contendrá todos los registros pendientes y una columna con el motivo por el cual no se han cargado.
La importación total o parcial de datos a Zoho CRM no es un proceso tedioso y que implique un conocimiento informático avanzado. De manera simple, guiados paso a paso por la herramienta y con el soporte adecuado, podremos empezar a trabajar con nuestra base de datos desde el primer día.